A empresa Ikhon Conhecimentos e Tecnologia Ltda, que venceu a licitação, para elaborar e implantar a Política de Gestão Documental do município, tem prazo de 300 dias para fazer o serviço, que será desenvolvido em 26 órgãos públicos municipais, sendo 18 da administração direta e oito da indireta.
O serviço custará R$ 97 mil e a homologação foi anunciada na segunda-feira (14).
A diretora-presidente da Fundação Cultural, Karoen Mello explicou que o serviço é necessário em função da sobrecarga
de armazenamento nos espaços físicos das secretarias e órgãos municipais, que precisavam encaminhar a documentação para o Arquivo Intermediário, que também está com sua capacidade de armazenamento esgotada.
“Era uma necessidade sentida pelo município há mais de uma década. Também havia a dificuldade em lidar com a documentação por parte dos servidores, que nunca receberam treinamento específico. O Arquivo Intermediário está com a capacidade máxima de armazenamento e o município tem em seu quadro apenas uma servidora especializada em Arquivologia, hoje lotada na Fundação Cultural”, disse Karoen.
O coordenador do Arquivo Histórico de Balneário Camboriú, João Carlos da Silva confirmou que a demanda é bem antiga, mais de 15 anos. Ele disse que assim que a nova gestão assumiu, a demanda foi apresentada ao então presidente da Fundação Cultural, Allan Schroeder e em seguida foi levada ao gabinete da prefeita Juliana que prontamente apoiou a iniciativa.
“Em 2025, com o objetivo de embasar o projeto, a equipe do Arquivo Histórico visitou os órgãos da prefeitura direta e indireta para realizar um levantamento aproximado do volume acumulado nos setores. Foram 28 visitas no período de 6 de maio a 25 de julho de 2025. Através da visita in loco foi possível ter a dimensão do problema, entre eles, foi identificado uma sobrecarga de armazenamento nos espaços físicos”, contou João Carlos.
Segundo ele, a falta de instrumentos básicos e legais de Gestão Documental, como o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, dificultam a organização, o controle do fluxo documental e a definição dos prazos de guarda e destinação correta dos documentos produzidos e recebidos pelos órgãos municipais.
“A implantação do projeto é fundamental para garantir que os documentos públicos sejam gerenciados de acordo com a legislação arquivística e as orientações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), promovendo maior segurança administrativa, transparência e preservação da memória institucional. A iniciativa também representa uma etapa indispensável para a futura digitalização dos documentos, permitindo que sejam previamente avaliados e evitando investimentos desnecessários na digitalização de documentos destinados à eliminação”, disse o coordenador.
Como será desenvolvido o serviço
A execução está dividida em quatro etapas, com prazo total de 300 dias.
A primeira, de 60 dias, trata do diagnóstico e do levantamento da massa documental;
A segunda, de 90 dias, prevê o relatório técnico, o plano de ação e a classificação das séries documentais;
A terceira, também de 90 dias, corresponde à implementação das políticas de gestão e à homologação dos instrumentos arquivísticos;
A quarta etapa, de 60 dias, reúne a entrega dos manuais e a realização dos treinamentos.
Servidores serão capacitados
A formação das equipes municipais será em três fases: A primeira é um workshop presencial voltado à sensibilização de gestores e servidores efetivos de todas as secretarias. As outras duas são capacitações, uma destinada aos servidores efetivos de cada secretaria e a outra será voltada à Comissão Permanente de Avaliação Documental.
Legislação
Os serviços seguirão as orientações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Arquivo Nacional. A contratação se apoia na Lei 8.159/1991, que estabelece a gestão documental como dever do Poder Público; na Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011); no Decreto Federal 10.278/2020, que trata dos requisitos para a digitalização de documentos; e no Decreto Municipal 9.689/2019, que instituiu o programa BC Sem Papel.