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Como fazer gestão de cobrança eficiente na sua empresa

A inadimplência de clientes é um problema de muitas empresas no Brasil. Atrasos e a falta de pagamento acabam afetando diretamente as finanças de diversas companhias. Por isso, é essencial que quem deseja empreender entenda como fazer uma boa gestão de cobrança.

Estabelecer e automatizar processos para cobrar clientes pode evitar atrasos e até garantir o pagamento de contas em aberto dos seus clientes.

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Independente do porte da empresa, se é pequena ou grande, ou mesmo se vende produtos, ou serviços, a falta de recebimento é muito comum. Segundo dados da Serasa, em fevereiro de 2022 o Brasil passou a marca dos 65 milhões de consumidores inadimplentes.

Com a economia instável e muito desemprego, é possível que essa situação demore a melhorar.

No entanto, é importante lembrar que a maioria das pessoas deseja quitar suas dívidas e pagar as contas em dia. Por isso, uma gestão de cobrança eficiente é aquela que leva em conta o cliente e tenta chegar a um acordo.

Para entender como melhorar a forma de como cobrar um cliente e facilitar a gestão financeira da empresa, continue lendo.

O que é gestão de cobrança?

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Lidar com a inadimplência é um trabalho que costuma ser muito desgastante para quem cobra e para o devedor. Por isso, pensar em estratégias para evitar o acúmulo de dívidas é um caminho para reduzir o tempo e os problemas de relacionamento que a inadimplência pode gerar.

A gestão de cobrança é o conjunto de atividades relacionadas à administração das cobranças de uma empresa. Pensar em como realizar essa gestão e estabelecer processos rigorosos para isso pode evitar muita dor de cabeça.

Com uma gestão de cobranças eficiente é possível minimizar a inadimplência e reduzir a quantidade de atrasos no pagamento das contas.

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Esse gerenciamento pode ser feito de diversas formas, mas exige ter uma visão ampla das contas da empresa e da situação de todos os clientes em relação ao pagamento das suas faturas.

Como fazer uma gestão de cobrança eficiente?

Como dissemos, ter bons processos de cobranças pode ter muitos benefícios para sua empresa. Economia de tempo e garantia de recebimento são algumas dessas vantagens.

Abaixo separamos algumas dicas para facilitar a gestão de cobrança do seu negócio.

1)      Controle sobre as dívidas em aberto

Um ponto muito importante é ter a visão de todas as contas em aberto. Para isso, pode ser preciso fazer uma análise de todos os clientes e faturas para separar:

  • clientes com fatura próximas à data de vencimento;
  • clientes com pagamento pendente
  • clientes com faturas antigas em aberto

A partir dessa divisão é possível definir as estratégias para cada um desses grupos. Isso é importante porque cada tipo de cliente precisa ter um tratamento diferente. Por exemplo, aqueles que têm uma dívida mais antiga provavelmente vão precisar de uma negociação mais longa e um tratamento diferenciado para recuperar os valores.

Identificar os usuários que costumam atrasar o pagamento com frequência ou que já ficaram com várias faturas em aberto também é importante para futuras negociações.

2)    Prepare o discurso e seja respeitoso

Após identificar a situação dos seus clientes e saber o que é preciso ser feito, você terá que entrar em contato com eles.

Para isso é muito importante estar preparado para diversos cenários e ter flexibilidade para ouvir e encontrar uma saída que atenda os dois lados.

Antes de fazer o contato é essencial definir um discurso e como será feita a abordagem. Ser educado e respeitoso é fundamental para evitar o desgaste da relação e ter sucesso na cobrança.

3)    Cumpra as leis na hora de cobrar

Nessa hora também é preciso estar atento à legislação. Isso porque o Código do Consumidor, estabelece regras claras sobre como essa abordagem deve ser feita.

Essas regras estabelecem como fazer uma cobrança que não seja abusiva ou indevida, expondo o consumidor, por exemplo.

4)   Esteja aberto a ouvir o cliente

Na hora de conversar com o devedor é importante estar aberto para ouvir o outro lado. Como falamos no início deste artigo, a maioria das pessoas não gosta de estar nessa situação.

Ter empatia e se mostrar aberto para entender o outro lado pode ajudar no sucesso da cobrança. Essa também é uma forma de entender se existem outros caminhos para resolver a situação.

5)    Levante alternativas e fique aberto a negociação

Além de ouvir, pode ser bom já definir algumas alternativas em caso de negociação. Em alguns casos, pode acontecer do seu cliente inadimplente não ter condições financeiras de arcar com o valor em aberto.

Assim, estar aberto para oferecer descontos ou outro meio de pagamento, como o parcelamento da dívida é uma maneira de garantir que você receberá a maior parte do valor.

6)   Lembre o cliente antes do vencimento

Além de problemas financeiros, muitas vezes as pessoas atrasam o pagamento de suas contas por simples esquecimento. Por isso, uma das formas mais eficientes de evitar atrasos é lembrar o cliente das faturas a vencer.

O ideal é alguns dias antes do vencimento enviar uma mensagem lembrando a pessoa sobre a data limite. Isso pode ajudar a pessoa do outro lado a se programar para efetuar o pagamento.

Mandar um novo lembrete no último dia também pode ser a última chance de garantir o pagamento. Nessa mensagem você pode adicionar as condições de pagamento em caso de atraso, como a incidência de multas ou juros.

Algumas empresas também oferecem desconto para o pagamento das faturas antes da data limite. Esse pode ser um bom incentivo para evitar que os clientes atrasem.

7)    Utilize a tecnologia a seu favor

Uma forma de facilitar o gerenciamento dos pagamentos na sua empresa é contar com a tecnologia. Além dos meios de comunicação online, como email e WhatsApp, também é possível se utilizar de um sistema de gestão de cobrança.

Esse tipo de software permite que a sua empresa automatize alguns processos da gestão de cobrança, além de oferecer mais visibilidade das contas em aberto.

Em alguns casos, é possível ter acesso a esse tipo de sistema na própria conta digital da empresa. Esse é o caso da Conta Digital Cora, que oferece um sistema de gestão de cobranças para facilitar a administração das faturas.

Com isso é possível programar lembretes automáticos de cobrança para os seus clientes e visualizar todas as faturas em aberto ou pendentes de pagamento.

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